Как писать докладные записки начальству.

You have the right to remain silent. Anything you say
can and will be used against you in a court of law.
You have the right to speak to an attorney, and to have
an attorney present during any questioning. If you cannot
afford a lawyer, one will be provided for you at government expense.

Miranda warning.

Уровень некомпетентности в организации возрастает
пропорционально кубу количества сотрудников.

1. Вводная часть.

Основной проблемой написания различных дацзыбао нежно любимому руководству часто является практически нулевой выхлоп от оных. Оставив в стороне проблему, которая современной молодежью обозначается как "много букв, ниасилил", я попробую сформулировать основные косяки, которые мне доводилось видеть в подобного рода бумагах.

2. Описание проблемы, или мысь по древу.

Даже если проблема очевидна, ее надо обозначить, четко и конкретно. "Нам щас хана!" - плохое описание проблемы. "Бикфордову шнуру осталось гореть 20 секунд, после этого нас будут собирать с площади примерно один гектар" - уже куда как лучше.

Описание проблемы должно быть максимально кратким. Еще короче. "Темза, сэр!" - идеальная форма.

Никогда не формулируй больше одной проблемы в одном документе. Лучше написать 10 писем с описанием десяти различных проблем, нежели засунуть в одно письмо все 10. Мозг среднестатистического начальника вскипает примерно на третьей проблеме, и гарантированно никогда не доходит до пятой.

Нельзя смешивать в одной фразе описание проблемы и способ ее решения: до адресата не дойдет ни то, ни другое.

Нельзя подменять описание проблемы описанием способа ее решения. "Надо расстрелять отдел персонала и нанять его весь заново" - это способ решения. "Наша процедура найма сложна и запутана настолько, что талантливые кандидаты уходят на пенсию до момента подписания контракта с ними" - это описание проблемы.

Не стоит браться за решение тухлых проблем. Если наймом заведует сестра начальника, то не стоит браться за проблему, описанную выше: все равно ничего не изменится. Так же не стоит браться за проблемы, решение которых не принесет дивидендов лично тебе. "Спасибо" - плохой дивиденд.

Не стоит поднимать проблемы, лежащие выше твоего уровня компетенции. В лучшем случае это спустят в шредер, в худшем - припомнят идею изменить угол наклона земной оси при удобном случае.

3. Основная часть.

Очевидным решение представляется только для тебя. После двух сигарет в курилке - для коллеги-профессионала, но никогда - для менеджера. Предлагаемые варианты решения проблемы должны быть изложены максимально простым и ясным языком. Будь готов к тому, что даже если написанным текстом проникнется уборщица вашего офиса, то не факт, что подобное произойдет и с твоим менеджером.

Варианты решений (если их больше одного) должны быть четко обозначены. Если они неоднозначны и имеют как плюсы, так и минусы, то это должно быть упомянуто, но не раскрыто в основном документе: вполне реально, что его скормят в шредер, зачем зарабатывать артрит раньше времени?

Любая инициатива наказуема. Будь готов к тому, что ты же и будешь это претворять в жизнь. Подумай, надо ли оно тебе и как ты будешь это делать.

Тайминг. Понятно, что указать сроки решения той или иной проблемы в ряде случаев невозможно. Но обозначить хотя бы намеком примерные сроки - это всегда хорошо. Особенно, если точно знаешь, что решать проблему будешь не ты.

4. Заключение.

"Запоминается всегда последняя фраза". Штирлиц был прав. Идеальное заключение содержит квинтэссенцию основной части, и примерную последовательность действий по решению проблемы. Сюда бы (особенно, если есть подозрение, что Сизифом назначат тебя) неплохо вбить указание на потребные ресурсы и координацию взаимодействий. Т.е. сапоги-скороходы со склада и коня с прямоточным реактивным двигателем надо просить именно здесь.

Времени просить надо примерно в два раза больше, нежели кажется на первый взгляд. Если решение проблемы требует кооперации с другими отделами - то в четыре раза больше кажущегося.

Очень желательно оговорить критерии решенной проблемы. "Мы будем работать в результате лучше" - хреновый критерий. "Мы произведем и вывезем на поля навоза на 20% больше, нежели в прошлом году" - уже получше. Начальство любит конкретику, особенно - выраженную в цифрах.

Умолчания - зло. Любое умолчание в стиле "это само собой подразумевается" является потенциальным источником проблем в будущем.