Полезности

Давно собирался написать об одной полезной софтине, но все как-то руки не доходили. Вдохновленный примером Семиурга, рассказавшего давеча о крайне полезной штуке nnbackup, решил все-таки отрекламировать одну штуку, тоже очень полезную в хозяйстве.

Программа называется TreePad, и делает следующее:

Это довольно простое, но очень удобное хранилище архивных документов. Выглядит это вот так:

Левая часть экрана представляет собой дерево узлов, которые формирует сам пользователь, а правая - подробную картинку того, что из себя представляет выбранный узел.

Что такое узел? Эта штука совмещает в себе одновременно функции контейнера и документа. Контейнера - потому, что к каждому узлу можно подцепить внешние документы или создать вложенные узлы, а документа - потому, что при этом можно каждый узел сделать и вполне полноценным документом, с картинками и пр. Вот, например, как выглядит узел дерева, к которому прицеплены внешние документы:

Как видно, к узлу прицеплено два документа, один из которых - Excelевская таблица, а второй - pdf-файл. Прицепить можно что угодно и почти какого угодно размера: ограничение на размер одной базы в той версии, которой пользуюсь я - 384 Гб, одновременно можно держать открытыми до 8-ми баз, что с лихвой перекрывает практически любые мыслимые потребности по хранению документов в одном, отдельно взятом доме.

Вот так выглядит узел, который сам по себе документ:

примечательно, что узел-контейнер ничем в принципе не отличается от узла-документа: я могу создать документ и при этом подцепить к узлу столько файлов, сколько мне надо.

Кстати, о подцеплении файлов: можно прикрепить сразу содержимое каталога, когда надо делать подобную обработку массово. Можно вставить в узел не сам файл, а линк на объект файловой системы компьютера: весьма полезная штука для тех, кто решил, к примеру, воспользоваться такой базой как классификатором домашнего видео или фотографий. Можно втащить в систему дерево каталогов, при этом файлы будут преобразованы в линки на объекты файловой системы.

Что еще может система из полезного и нужного?

1. Любые мыслимые операции с узлами: передвинуть узел или группу узлов из-под одного "родителя" к другому. Удалить, переименовать, экспортировать наружу из системы в виде отдельной базы данных или в виде набора каталогов и файлов файловой системы.

2. Очень мощный текстовый редактор. Хотите писать статьи? Пожалуйста. Прямо из системы отсылать узлы с содержимым по почте? Пожалуйста. Вставлять в документ ссылки на любые объекты - web-страницы, другие документы в системе или вне ее, фотографии - никаких проблем.

3. Одно из основных достоинств системы: упорядоченное хранение документов и их быстрый поиск. Обычно я использую опции документа в узле для краткого описания того, что содержит аттачмент, а в аттачменте - отсканированные или перефотографированные фотокопиии документов. Когда я купил эту программулину, то бумажные документы занимали отдельный шкаф-пенал. Перегонял я все это добро в систему недели три, каждый день примерно по часу.

Что я получил на выходе?

1. Я могу найти любой мало-мальски значимый документ, который попадал в мой дом за последние 10 лет, примерно за 5-7 секунд. Документы не пропадают, не теряются, больше нет поисков по рядам папок, упаковка гор макулатуры перестала быть обязательной составляющей переезда с квартиры на квартиру.

2. В бумажном архиве лежат только крайне важные документы, которые нужны в оригинале. Занимает это добро теперь объем тоненького "дипломата" и не растет в количестве.

3. Усложнение структуры документооборота не ведет к увеличению количества усилий по обработке документов. Поясню, что я имею ввиду: если Вы получаете только счета из телефонной компании, выписки из банка и письма из страховой и налогового управления (минимально возможный для человека объем переписки на Западе), то Вы тратите ровно столько же усилий, как и тот, кто к этому в довесок ведет переписку с десятком клиентов и отчетность по паре-тройке фирм.

4. Когда я нахожу документ, я не вспоминаю, что это такое, с чем взаимосвязано, и что с этим делать: у меня не возникает вопроса, оплачивал я этот счет или нет (потому как в соответствующей папке документ лежит), кто, почему и когда писал мне вот это, что я ему на это отвечал (переписка со страховыми, налоговыми и пр. у меня организована как набор мини-деревьев - письмо - ответ - ответ на ответ и т.д.). Организовать подобный сервис в случае бумажных копий документов - крайне морочно.

5. В сочетании с TrueCrypt и nnbackup (Док, еще раз спасибо) обеспечивается во-первых, весьма высокая степень конфиденциальности, во-вторых - регулярный бакап.

6. Чуть меньше сотни баксов за продукт с таким функционалом - не деньги. Саппорт реагирует быстро, вменяем, адекватен и дружелюбен (впрочем, я им пользовался один раз).

7. Базу можно поставить на сетевой диск, и вполне работать по очереди, например, или даже вдвоем, если одному поставить запрет на запись в файлы. Пробовали, получается. Но в принципе эта штука - для индивидуального пользования, для коллективной работы все-таки надо пользоваться вещами типа Lotus Notes.

8. Беспроблемный перенос базы при апгрейдах. Просто устанавливаешь софтину по-новой, пользуясь ключом, который прислали разработчики, копируешь старую базу как набор файлов на новый компьютер и продолжаешь работать. Никаких привязок к компьютеру, шаманств и камланий с бубном.

9. У вас больше одного монитора? Очень хорошо, системе можно назначить отдельный монитор.

Есть ли у системы минусы, или все так радужно, что и плюнуть не во что?

Безусловно, есть. Поехали по списку:

1. Нельзя переместить аттачмент из-под одного узла к другому. Надо сделать экспорт аттачмента куда-то на диск, потом - импорт документа с диска уже к нужному узлу, потом удалить файл с диска. Нельзя переименовать аттачмент прямо в системе.

2. Нельзя экспортировать документ, одновременно удалив его при этом с диска как объект файловой системы. Приходится держать открытым еще одно окно, в котором мы удаляем импортированные документы.

3. Если что-то экспортировал из каталога файловой системы, то удалить потом этот каталог сложно: надо либо выйти из программы, либо начать экспорт из другого каталога, т.е программа держит хэндл последнего каталога, с которым производилась работа, открытым "на всякий случай".

4. Попытка сделать экспорт документа в html-формат разработчикам явно не удалась.

5. Самая большая неприятность: я бы хотел все-таки иметь возможность не только просматривать аттачменты в режиме "read-only" (что вполне достаточно для архива), но и иметь возможность редактировать аттачменты без выполнения процедуры "экспорт-редактирование-импорт-удаление копии с диска". Т.е. та версия, что у меня, как архив - почти идеальна. А вот для более-менее интенсивной работы с документами (если стоит задача постоянно редактировать аттачменты) -
никуда не годится.

6. По-хорошему нужна бы такая опция (для некоторых баз) как cделано в KeyPass: сминимизировал окно - система автоматически заперла себя и убрала содержимое открытых окон: надо ввести пароль для возврата к первоначальному состоянию.

7. Система помнит, что ты удалял, и пока ты не сделал "очистку корзины", она хранит все удаленые тексты, аттачменты, иконки и пр. Все бы хорошо, но проблема в том, что для того, чтобы вспомнить, где именно эта самая корзина, мне пришлось вот прям щас полазить по меню. Резюме: интерфейс не очень удобный. Т.е возможностей много, но многими из них "не тянет" пользоваться просто потому, что не помнишь точно, где оно есть.

8. Хотелось бы примитивных скриптов автоматизации для поточных операций.

9. Система не сканирует целостность линков на внешние файлы в документах. Вообще. Удалили, переместили или переименовали документ средствами ОС? Это только ваша проблема. Неприятная штука, сводящая на "нет" прелесть идеи с внешними линками, или, делающая работу с ними весьма опасной.

10. Неприятная штука: система не чистит временный каталог своего внутреннего экспорта. Это приводит к тому, что через какое-то время в этом каталоге сидят копии всех аттачментов, которые Вы открывали в системе. Я решил проблему написанием скрипта, который при запуске компьютера чистит этот каталог, но сие не есть
правильно, если по уму.

Перевешивают плюсы или минусы? Лично для меня - плюсы, безусловно. весят больше. Для вас - попробуйте решить сами: 30-ти дневную триальную версию на сайте разработчиков можно поиметь совершенно бесплатно.